BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi komputer yang semakin tinggi memungkinkan berbagai pembuatan aplikasi yang tidak mungkin pada masa sebelumnya. Komputer merupakan alat bantu manusia yang memegang peranan penting dalam berbagai aspek kehidupan baik dalam bidang ekonomi, pendidikan, bisnis maupun teknologi.

Dengan menggunakan sistem berbasis komputer akan memperoleh keuntungan seperti informasi yang dihasilkan semakin berkualitas dan tepat waktu, efisiensi, kinerja yang meningkat dan pelayanan pun menjadi lebih baik lagi. Dengan perkembangan teknologi ini maka perusahaan memakai teknologi komputer sebagai pengolah data untuk menghasilkan informasi.

PT. Pos (Persero) merupakan perusahaan yang bertugas untuk melayani masyarakat, sesuai dengan visi dan misi yang dicapai. Kegiatan PT. Pos selalu terkait dengan kegiatan penggunaan uang maupun surat berharga lainya. Baik untuk pengiriman uang, penerimaan uang, penabungan, pembayaran rekening dan lain-lain.

Dalam bentuk jasa pengiriman, PT.POS juga melayani pengirimaan surat, baik berupa surat Kilat Khusus (KH) maupun surat PO.BOX. Pelayanan surat PO.BOX ini merupakan pelayanan kepada instansi yang akan memakai PO.BOX sebagai alamat tertentu untuk keperluan instansi tersebut.

Dilihat dari sisi kelemahan dalam pengiriman surat, baik surat Kilat Khusus maupun PO.BOX ada beberapa hal yang menjadi permasalahan diantaranya penulisan alamat yang tidak lengkap oleh pengirim mengakibatkan surat yang akan dikirim menjadi diundur bahkan dikembalikan ke pengirim. Selain itu permasalahan yang terjadi pada PT.POS dalam hal pengiriman surat ini adalah PT.POS dalam melaksanakan pekerjaannya masih menggunakan sistem manual dan tidak otomatis. Program aplikasi yang digunakan pada PT.POS berupa Microsoft Office yakni Microsoft Word dan Microsoft Excel. Kelemahan lainnya adalah terjadinya redudansi atau penggandaan nomor barcode yang telah dientri, karena pada saat pengentrian komputer tidak menampilkan pesan kesalahan bahwa terdapat dua atau lebih nomor barcode yang telah dientri. Setiap pengentrian data-data surat yang telah di entri akan disimpan berupa file pada komputer karena tidak terdapatnya database dalam penggunaan program aplikasi ini. Kelemahan- kelemahan lain yang terjadi adalah saat operator PO.BOX membutuhkan data-data PO.BOX saat itu juga maka operator PO.BOX harus membuka kembali file-file yang bersangkutan dari tahun-tahun sebelumnya.

Pekerjaan yang manual ini juga mempengaruhi terhadap pelanggan yang ingin mendapatkan nomor PO.BOX pada PT.POS. Ketika pelanggan ingin mendapatkan nomor PO.BOX maka harus melewati beberapa prosedur dari PT.POS dan pelanggan harus menunggu lama di ruangan operator PO.BOX setelah mengajukan surat permohonan untuk penyewaan PO.BOX. Hal ini diakibatkan karena sebelum menyerahkan kepemilikan PO.BOX, kepada pelanggan operator PO.BOX harus melakukan pemeriksaan nomor PO.BOX apakah sudah disewa pelanggan lain atau belum. Operator PO.BOX akan memeriksa data ini pada sebuah buku khusus yang disebut neraca ekspedisi. Selain itu data yang telah di entri operator PO.BOX tidak terbaca pada komputer bagian keuangan untuk melakukan prosedur pembayaran sebagai kontrak PO.BOX. Bagian keuangan harus mengentri ulang data permohonan pelanggan tersebut sehingga kemungkinan terjadi redudansi data pelanggan. Hal ini juga mengakibatkan laporan yang akan diserahkan ke bagian keuangan menjadi terlambat karena harus memeriksa kembali semua data-data PO.BOX yang telah di sewa serta menyesuaikannya dengan laporan di bagian petugas operator PO.BOX

Melihat dari kendala-kendala yang terjadi maka penulis mencoba merancang dan membuat suatu program aplikasi untuk membantu mengatasi kendala yang sedang terjadi yakni sebuah program aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0 serta menggunakan Crystal Report 8.5 sebagai media pembuatan laporan atau output dari program aplikasi tersebut.

Berdasarkan observasi dilapangan dan permasalahan diatas penulis mencoba menganalisa dan mendesain sistem komputer yang penulis tuangkan dalam skripsi ini dengan judul “Analisis Sistem Informasi PO.BOX Pada PT. POS Indonesia Cabang Padang”.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil uraian latar belakang masalah, ada beberapa masalah yang sering ditimbulkan dan erat kaitannya dengan pengolahan data PO. BOX yang masih secara manual sehingga mempunyai kelemahan. Permasalahan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Tidak otomatisnya pengentrian data dari operator PO.BOX kepada bagian Keuangan.

2. Terjadinya redudansi atau penggandaan nomor barcode yang telah dientrykan.

3. Adanya penumpukan data-data atau tidak bisa diterima karena penulisan alamat tujuan yang tidak lengkap dan jelas.

4. Sering terjadinya keterlambatan penyerahan laporan kepada kepala kantor apabila dibutuhkan saat itu juga.

5. Sulitnya pengontrolan data yang telah diinputkan secara cepat jika dibutuhkan karena pemakaian komputer yang multi user.

C. Batasan Masalah

Banyaknya identifikasi masalah yang ada, serta mengingat keterbatasan waktu maka penulis membatasi pembahasan di dalam penulisan skripsi ini yaitu bagaimana sistem penyewaan dan laporan PO.BOX agar lebih optimal pada PT. Pos Indonesia Cabang Padang.

D. Tujuan Dan Manfaat Penelitian

Sesuai dengan masalah yang telah dirumuskan, maka tujuan penelitian ini antara lain :

1. Penulis mencoba membantu dalam mengatasi masalah yang dihadapi dalam pengolahan data PO. BOX pada PT. Pos Indonesia

2. Menganalisis dan merancang sistem yang baru sehingga pengadaan informasi bisa disajikan lebih tepat waktu.

Sedangkan manfaat yang dapat penulis peroleh dari penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis berguna untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan dan mengembangkan sistem informasi dalam pengolahan data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data yang ada.

2. Mencoba membandingkan antara teori-teori yang pernah penulis dapat selama dibangku kuliah dengan praktek yang ada.

3. Menerapkan ilmu serta menyerap perkembangan teknologi dari dunia usaha/industri ke lembaga pendidikan dan sebaliknya.

4. Merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan kuliah dan mendapatkan gelar sarjana S1 pada STMIK INDONESIA PADANG

E. Metodologi Penelitian

Dalam penulisan skripsi ini penulis memerlukan beberapa metode pengumpulan data dan informasi berdasarkan :

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Adalah penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan informasi-informasi yang dapat digunakan sebagai dasar teoritis dalam pembahasan. Penelitian informasi ini bisa didapat dari buku-buku, arsip dan dokumen perusahaan yang erat hubungannya dengan permasalahan yang penulis bahas.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Adalah melakukan penelitian langsung dilapangan terhadap objek yang diteliti, untuk data yang diinginkan. Dalam penelitian lapangan ini, penulis secara langsung melakukan wawancara dengan pihak perusahaan yang dianggap perlu dan berhubungan dengan masalah yang penulis bahas.

3. Penelitian Laboratorium ( Laboratory Research)

Melakukan pengolahan terhadap data yang telah dikumpulkan dilaboratorium komputer terutama untuk membuat program dan menguji kebenaran dalam hal-hal yang telah diselidiki secara seksama.

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Analisis Sistem Informasi

Dalam linguistik, analisa atau analisis adalah kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau analisis dapat juga berarti kegiatan yang dilakukan di laboratorium untuk memeriksa kandungan suatu zat dalam cuplikan. Sedangkan pengertian sistem Menurut Sri Mulyono (2007 : 5) adalah sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian – bagian yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai sasaran. Semua sistem harus mengarah bagian-bagiannya tercapai sasaran yang telah ditetapkannya dan pengendalian merupakan proses pengaturan yang digunakan oleh sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari suatu jalur dan mengarah kembali menuju sasaran”.

Sistem menurut Landon (2005 : 9) bahwa : “Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)”.

Berdasarkan uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem itu adalah elemen-elemen yang merupakan suatu kesatuan yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai suatu sasaran yang telah ditetapkan dari masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Selain sistem yang bagus manajemen perusahaan juga membutuhkan informasi dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit kerja pada tingkatnya masing-masing. Informasi mempunyai tingkat kwalitas yang ditentukan oleh beberapa hal antara lain :

1) Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas penyampaian maksudnya.

2) Tepat pada waktunya, informasi yang datang tidak boleh terlambat pada penerima.

3) Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya.

4) Lengkap, informasi berisi informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya.

5) Jelas, isi informasi sesuai dengan keperluan pemakai

Beberapa pengertian informasi diantaranya adalah Menurut Jogianto (2001 : 11) bahwa “Informasi adalah sebagai data yang diolah mencapai bentuk yang telah berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Menurut Sri Mulyono (2007 : 5) informasi itu adalah sebagai berikut :

“Data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan data mentah. Informasi dapat juga dianggap suatu data untuk diolah lagi dan menjadikan informasi sesuai dengan keperluan unit kerja tertentu”.

Dari beberapa pengertian diatas informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diproses dan digunakan untuk mengambil keputusan. Informasi mengalir dari seseorang ke orang lain. Apabila informasi telah diterapkan, maka bukan lagi disebut informasi melainkan sebuah keputusan yang penting dan pengetahuan yang berguna jika disampaikan pada orang yang memerlukan pada waktu yang tepat pula. Diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam mengambil keputusan. Jadi sistem informasi itu adalah :

Menurut F. Nash dan Robert bahwa :

“Sistem Informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusannya yang cerdik”.

Analisis sistem itu sendiri didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengindentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Yang dilakukan setelah tahap perencanaan dan sebelum desain sistem, dimana tahap ini sangat kritis karena kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya.

Tujuan analisis sistem ini adalah untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat dipahami keadaan sistem yang ada, analisis ini biasanya menggunakan diagram alir dokumen. Aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dapat terlihat dengan jelas, begitu juga adanya penyimpan data, yang dilakukan secara manual. Analisis sistem dilakukan juga pada proses penyewaan PO.BOX pada PT. Pos. Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk merancang sistem informasi yang diperlukan.

Dittman (2004:54), mendifinisikan analisis sistem informasi sebagai berikut :

“Suatu Analisis Sistem Informasi adalah Spesialisasi yang mempelajari masalah dan kebutuhan sebuah organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses dan teknologi informasi dapat mencapai kemajuan terbaik untuk bisnis, fase-fase pengembangan dalam sebuah organisasi pengembangan sistem informasi yang utamanya difokuskan pada masalah atau persyaratan-persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi apapun yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada masalah tersebut.”

Berdasarkan pengertian ini, jelaslah bahwa suatu sistem tidak dapat dilakukan oleh orang atau bagian tertentu saja dalam perusahaan. Tetapi merupakan kerjasama sekelompok orang yang saling berhubungan dan menunjang agar kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan akhirnya dapat menghasilkan suatu informasi, karena dalam sebuah perusahaan dibutuhkan sebuah sistem yang menunjang operasional perusahaan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi sehingga perusahaan dapat memanfaatkan secara maksimal sumber daya yang ada. Informasi-informasi dapat berguna bagi manajemen untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan untuk menjalankan perusahaan.

B. Sekilas Pengenalan Sejarah PT. Pos Indonesia

Pada tahun 1906 pemerintah Hindia Belanda mendirikan Government Bedrijt PTT (Post Telekomunikasi dan Telegram). Berdasarkan Staatsblad No.395 kemudian badan usaha yang semula berdasarkan ICW (Indische Comatabilities Wet) tersebut pada tanggal 11 Januari 1923 diberi landasan baru IBW (Indische Bedrijt Wet). Dengan dipelopori oleh Angkatan Muda PTT (Post Telekomunikasi dan Telegram) tanggal 27 September 1945 ditetapkan sebagai hari “POSTEL’. Pada tahun 1960 dikeluarkan No.19/1960 tentang perusahaan Negara maka PTT (Post Telekomunikasi dan Telegram) berubah menjadi P.N Postel mulai 1 Januari 1962

Dengan pertimbangan untuk menyempurnakan dan mendayagunakan pengelolaan Pos dan Giro maka di ubah statusnya menjadi Perum Pos dan Giro. Dengan perundangan Peraturan Pemerintah No.3/1983 tentang tata cara pembinaan dan Pengawasan Perjan, Perum dan Persero sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No.28/1983 serta mengingat telah diundangkannya undang-undang No.6 tahun 1984 tentang Pos, maka pengaturan umum pos dan giro didirikan dengan Peraturan Pemerintah No.19/1978, diatur kembali dengan Peraturan Pemerintah No.24/1984 tentang perusahaan umum pos dan giro terhitung mulai 4 September 1984.

PT. Pos (Persero) ini merupakan perusahaan yang bertugas untuk melayani masyarakat, sesuai dengan visi dan misi yang dicapai.

Jenis Usaha Pada PT. Pos Indonesia

Ada beberapa jenis usaha pada PT. Pos Indonesia diantaranya :

a) Dalam lalu lintas berita melalui surat pos yang mencakup surat, kartu pos, barang cetakan, dan bungkusan

b) Dalam lalu lintas uang melalui media wesel pos, giro, cek pos, tabanas dan taska

c) Dalam lalu lintas barang dilayani melalui paket pos dan bungkusan

Pada dasarnya PT. Pos Indonesia mempunyai beberapa bentuk pelayanan yang dibutuhkan oleh masyarakat, diantaranya :

a) Pelayanan berupa berita

Pelayanan disini berupa surat pos, kartu pos, pos patas (Pos Antar Kota Terbatas) dan sebagainya.

b) Palayanan uang

Berupa wesel pos dan giro/cek pos

c) Pelayanan berupa barang

Maksudnya pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dalam pengiriman paket pos, bingkisan dan sebagainya.

d) Pelayanan kegiatan

Maksudnya melaksanakan pekerjaan pemberian jasa atas nama dan untuk pihak ketiga, baik instansi pemerintah maupun perusahaan perorangan dan swasta dengan memperoleh imbalan jasa.

e) Pelayanan PO.BOX

Maksudnya memberikan pelayanan kepada instansi-instansi yamg akan memakai PO.BOX sebagai alamat tertentu untuk keperluan instansi tersebut. Surat adalah bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang. Sementara PO.BOX merupakan suatu bentuk jasa pelayanan Pos untuk memudahkan seseorang atau instansi untuk menerima surat atau dokumen lainya yang dapat dikelola oleh pemilik PO.BOX itu sendiri.

1. Pengenalan PO.BOX

PO.BOX adalah salah satu layanan dari kantor pos kepada publik dengan cara sewa. Guna penyaluran kiriman yang cepat, tepat dan aman. Penataan alamat dan belum teraturnya nomor rumah dapat diperkirakan munculnya ide untuk membuat suatu layanan yang memudahkan dalam proses alur pengiriman surat. Salah satu contoh belum adanya nomor rumah, RT, RW, nama gang atau nama jalan.

Sejarah pasti mengenai munculnya layanan ini tidak dapat ditemukan baik di ASIA (APPU) maupun (UPU). Di negara lain yang sudah ada layanan Pos nya ini juga menggunakan PO.BOX ini sebagai layanan alternatif dalam memproses kiriman cepat, tepat, aman dan rahasia.

2. Tujuan dan Manfaat PO.BOX

Tujuan dari layanan PO.BOX ini adalah untuk mempermudah penyampaian kiriman baik surat maupun dokumen kepada publik / penguna jasa pos.

Sedangkan manfaat dari layanan ini sangat banyak, salah satu contoh adalah pengguna dapat dengan mudah mengambil kirimannya kapan saja ke kantor Pos setempat tanpa ada rasa khawatir lagi kirimannya dititip ke orang lain atau tetangga karena yang bersangkutan sering tidak ada dirumah. Bagi perusahaan biasanya layanan PO.BOX ini dipakai untuk penerimaan lamaran kerja.

C. Analisa Sistem Informasi Data PO.BOX

1. Analisis Perancangan Sistem

Pada era globalisasi ini komputer sudah merupakan salah satu kebutuhan sebagai alat penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk perusahaan baik itu negeri maupun swasta salah satu contohnya adalah PT. Pos Indonesia Cabang Padang, media komputer menjadi alat penting dalam pengolahan data. Salah satu informasi yang sangat penting dalam suatu perusahaan adalah laporan dari kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan tersebut. Yaitu laporan berupa penyewaan PO.BOX.

Perancangan sistem atau desain sistem Informasi adalah melakukan perancangan terhadap suatu sistem, misalnya mendesain dari manual menjadi komputerisasi. Menurut Burch dan Grundnitski (2000 : 28), perancangan sistem dapat didefenisikan sebagai berikut :

“system design can be defined as the drawing, planning, sketching or arranging of many saparate elements into aviable, reunifield awhole (Desain sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa dan pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi)”.

Perancangan sistem dapat dibagi kedalam dua bagian, diantaranya :

a. Disain sistem secara umum

Disain sistem secara umum disebut juga dengan disain konseptual (conceptual design) atau disain logika (logical design). Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain secara umum ini dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem.

b. Disain sistem terinci

Disain sistem secara terinci disebut juga dengan disain sistem secara fisik (physical system design) atau disain internal (internal design).

Setelah melakukan perancangan, maka akan dilakukan tahap analisa sistem. Tahap ini sangat penting karena jika terjadi kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Analisa sistem dilaksanakan dengan maksud untuk mengidentifikasikan kelemahan dan hambatan yang menjadi kendala suatu sistem sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan dan kelemahan atau kekurangan sistem yang lama.

Dalam perancangan sistem ini, banyak peralatan sebagai alat bantu yang digunakan untuk mempermudah dalam suatu pekerjaan, antara lain :

a. Aliran Sistem Informasi (ASI)

Dimanfaatkan untuk mengetahui permasalahan yang ada pada suatu perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi tersebut masih layak dipakai atau tidak, serta masih manual atau sudah komputerisasi. Simbol yang digunakan adalah sebagai berikut :

SIMBOL	KETERANGAN
	Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi, yang menunjukkan input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
	Proses Manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual atau pekerjaan yang dilakukan tanpa menggunakan komputer. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini.
	Proses Komputer / Online Computer Process. Simbol ini menggambarkan kegiatan proses dari pegolahan data dengan komputer secara online. Uraian singkat tentang operasi program komputer ditulis di dalam simbol.
	Arsip. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan file komputer / non komputer yang disimpan sebagai arsip. Di dalam simbol ini bisa ditulis huruf F atau huruf A.
	Penghubung pada halaman yang sama. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang sama. Di dalam simbol ini dicantumkan nomor sebagai penghubung.
	Penghubung pada halaman yang berbeda. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus dengan sambungannya ada di halaman yang lain, sesuai dengan nomor yang tercantum dalam simbol.
	Garis Alir. Simbol ini menunjukkan aliran/arah dari proses pengolahan data.

Tabel 2.1. Simbol Data Flow Diagram

b. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan user atau pemakai menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dilaksanakan. Desain ini akan memperlihatkan aliran sistem mulai dari input, proses hingga laporan yang dihasilkan.

Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram diantaranya :

SIMBOL	KETERANGAN
	Kesatuan Luar / External Entity. Merupakan sumber/tujuan data atau suatu bagian/orang yang berada diluar sistem tapi berhubungan dengan sistem tersebut, baik itu memasukkan data maupun mengambil data dari sistem.
	Proses. Simbol ini digunakan untuk melakukan proses pengolahan data di dalam DFD, yang menunjukkan suatu kegiatan yang mengubah aliran data masuk (input) menjadi aliran data keluar (output).
	Penyimpanan Data / Data Store. Berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen-dokumen/file-file yang dibutuhkan dalam suatu sistem informasi.
	Aliran Data. Menunjukkan arus dalam proses, dimana simbol aliran data ini mempunyai nama tersendiri.

Tabel 2.2. Simbol Data Flow Diagram

c. Entity Relationship Diagram (ERD)

Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entity-entity yang ada dengan atribut-atributnya. Selain itu juga bisa menggambarkan hubungan yang ada dalam pengolahan data, seperti hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R / ERD).

Hubungan/relasi antar atribut yang terdapat pada sistem konseptual secara bebas yang terdiri dari entiti-entiti, dan setiap entiti terdiri dari atribut yang ada, yaitu :

1) Unary, adalah satu entiti berelasi hanya dengan satu entiti saja.

2) Binary, adalah satu entiti berhubungan dengan entiti yang lain.

3) Ternary, adalah satu entiti berhubungan dengan beberapa entiti yang lainnya. Berikut adalah simbol ERD :

SIMBOL	KETERANGAN
	Entity. Simbol yang menyatakan himpunan entitas ini bisa berupa : suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi, yang begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga didokumentasikan dengan data.
	Attribute. Simbol terminal ini untuk menunjukkan nama-nama atribut yang ada pada entiti.
	Primary Key Attribute. Simbol atribut yang digarisbawahi, berfungsi sebagai key (kunci) di antara nama-nama atribut yang ada pada suatu entiti.
	Relationship. Simbol ini menyatakan relasi ini digunakan untuk menunjukkan hubungan yang ada antara entiti yang satu dengan entiti yang lainnya.
	Link. Simbol berupa garis ini digunakan sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.

Tabel 2.3. Simbol Entity Relationship Diagram (Diagram E-R)

2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Komponen-komponen (Components), yaitu sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Contoh: Supra sistem (sistem yang lebih besar), sistem, sub sistem (sistem yang lebih kecil).

b. Batas sistem (Boundary), adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem (environment), lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi sistem operasi.

d. Penghubung (Interface), merupakan perantara suatu sub sistem untuk dapat berintegrasi dengan sub sistem lainnya, dimana keluaran (output) dari suatu sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lainnya. Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna bagi sub sistem yang lainnya atau supra sistem dan sebagai sisa pembuangan.

e. Masukan Sistem (input), merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistemtersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f. Masukan perawatan, energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Contohnya digunakan untuk mengoperasikan komputer.

g. Signal input, energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contohnya data yang diolah untuk menjadi informasi.

h. Pengolah sistem (Process), adalah Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.

i. Sasaran dan tujuan sistem, Sasaran dari sistem dapat menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam struktur organisasi karena dengan informasi tersebut diketahui kemajuan dan kemunduran suatu organisasi atau perusahaan. Informasi yang tersedia pada organisasi atau perusahaan tersebut biasa digunakan oleh manager sebagai pendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan pengembangan sistem yang melewati tahapan, mulai dari sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan, dan dipelihara. Bila sistem yang sudah dikembangkan masih ada permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharran sistem, maka perlu dikembangkan kembali sistem untuk mengatasinya, dan proses ini kembali pada tahap perencanaan sistem. Berikut adalah gambaran tentang siklus hidup pengembangan sistem.

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

Awal Proyek Sistem

Seleksi Sistem

Desain Sistem Secara Terperinci

Perawatan Sistem

Implementasi Sistem

Analisis Sistem

Desain Sisten Secara Umum

Pengembangan manajemen Sistem

Sumber : Jogiyanto,(1999:52)

Gambar 2.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

a) Perencanaan Sistem (System Planning)

Menyangkut estimasi dari kebutuhan fisii, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem serta untuk mendukung operasi yang telah diterapkan. Perencanaan sistem terdiri atas :

1) Perencanaan jangka pendek yaitu meliputi periode 1 (satu) sampai 2 (dua) tahun.

2) Perencanaan jangka penjang yaitu meliputi periode sampai 5 (lima) tahun.

Langkah-langkah Perencanaan Sistem terdiri dari :

1) Menyadari masalah

2) Mendefinisikan masalah

3) Menentukan tujuan masalah

4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem

b) Analisis System (System analysis)

Yaitu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Langkah-langkah pada analisis system :

1) Identity, yaitu mengidentifikasi masalah yang terjadi.

2) Understand, yaitu memahami cara kerja dari sitem yang ada

3) Analyze, yaitu menganalisis sistem

4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

c) Desain Sistem (System Design), terdiri atas :

1) Desain sistem secara umum, tujuannya memberikan gambaran secara umum untuk dikomunikasikan kepada User (bukan kepada program) tentang sistem baru. Komponen yang di desain adalah Model, Output, Input, Database, Teknologi, Kontrol secara umum.

2) Desain sistem secara terinci m tujuannya memberikan gambaran secara umum untuk dikomunikasikan kepada pemogram dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem baru. Komponen yang akan di desain adalah Output, Input, Dialog layar terminal, Database, Teknologi, Model dan Kontrol secara terinci.

d) Seleksi Sistem (System Selection)

Yaitu menyeleksi sistem teknologi yang akan dilaksanakan baik berupa perangkat keras atau pun berupa perangkat lunak. Disini dibutuhkan pengetahuan yang cukup supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang bangun yang telah dilakukan, seperti siapa penyedia teknologi dan cara pemilikan : membeli atau menyewa.

e) Implementasi Sistem (System Implementation)

Yaitu tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan, termasuk juga tahap untuk menuliskan kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.

f) Pemeliharaan atau Perawatan Sistem ( System Maintenance)

Tahap ini merupakan tahap yang paling penting karena pengguna sistem yang telah dilatih kemungkinan belum siap mengantisipasi sistem baru, sehingga memerlukan waktu utnuk penyesuaian. Meskipun sistem baru sudah diuji coba, tidak tertutup kemungkinan terjadinya gangguan-ganggunan kecil yang tidak diantisipasi sebelumnya.

Langkah-langkah dalam pemeliharaan sistem adalah :

1) Menggunakan sistem

2) Audit sistem

3) Memelihara sistem

D. Sistem Database

1. Pengertian Database

Pengertian databases menurut Kristanto (1993 : 44) bahwa : “Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan satu instansi perusahaan dalam batasan tertentu”.

Sedangkan pengertian database menurut Fredrik dan Winarto. B, (1980 : 30) bahwa :

“Database adalah suatu kumpulan data item yang berhubungan satu sama lain yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema sehingga memungkinkan sebuah program aplikasi atau lebih dapat mengolah data tersebut tanpa perlu memperhatikan lokasi penyimpanan secara fisik”.

Apabila digabungkan dari kedua pengertian database di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian database adalah merupakan suatu kumpulan file-file yang berhubungan satu dengan yang lain atau saling berelasi. Relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.

2. Konsep Database

Database Management System (DBMS) merupakan satu kumpulan data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut.

Kumpulan data yang saling berelasi tersebut dinamakan dengan database, di mana relasi tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Kunci dari tiap file merupakan suatu field atau satu set field yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian entity atau entitas yang dapat mewakili suatu record.

Entity merupakan suatu kejadian atau konsep data yang informasinya dapat direkam. Setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Kumpulan elemen yang saling berkaitan yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap disebut dengan record. Kumpulan record yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya dinamakan dengan file.

Dengan adanya manajemen database yang baik diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang sering muncul antara lain :

a. Redundancy

Adalah kerangkapan data, hal ini merupakan suatu kegiatan penyimpanan data yang berulang-ulang di beberapa tempat untuk data yang sama. Hal ini mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan dan juga biaya untuk mengakses jadi lebih tinggi. Data mengalami penggandaan pada file-file yang berbeda.

b. Inconsitensi Data

Maksudnya data tidak konsisten, yaitu data yang mengalami perubahan sementara, sedangkan data yang sama pada file lain tidak mengalami perubahan, maka isi data tersebut tidak akan sama.

c. Multiple User

Dengan adanya manajemen database ini, maka akan memudahkan mengolah data sesuai dengan kebutuhan pemakai. Dengan kata lain database memungkinkan untuk diakses oleh banyak user dengan program yang sama.

3. Tipe File

a. File Induk, yaitu file yang diisi dengan data relatif permanen

b. File Transaksi, file yang berisi data transaksi sementara. File ini digunakan untuk memperbaharui file induk.

c. File Tabel, file yang berisi referensi / acuan data yang diambil selama pemrosesan data.

d. File Sejarah, file yang berisi data transaksi yang sudah diproses. File ini berguna sebagai informasi.

e. File Cadangan, file yang berisi duplikat / copian data.

f. File Laporan, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal.

E. Tinjauan Tentang Database MySQL

1. Structured Query Language (SQL)

SQL (Structure Query Language) adalah bahasa standar untuk query yangmeliputi perintah untuk menyimpan, memelihara, mengatur akses-akses ke database dan mengolah relasi antar database.

Konsep SQL, sendiri dikemukakan pertama kali oleh Dr. E.F. Cpdd, dalam tulisannya pada sebuah seminar yang berjudul “A Relational Model of Data for Large Shared Data Bank” pada tahun 1970. Dalam tulisannya itu, dia mengemukakan aturan-aturan dasar untuk Rapid Database Management System (RDBMS) yang sampai saat ini menjadi standarisasi model penyimpanan data.

Pada tahun yang sama, IBM mengembangkan konsep RDBMS tersebut. Awalnya SQL berhubungan dengan sebuah proyek IBM yang bernama “Sistem R”, yang dibuat di laboratorium penelitian IBM di san Jose-California. Tujuan proyek ini adalah untuk mengembangkan suatu sistem pengadministrasian database relasional. Pada “sistem R” telah dipilih suatu bahasa yang dinamakan “Sequel” yang pada akhirnya bahasa tersebut diubah menjadi SQL.

Perkembangan dari proyek sistem R terbagi dalam tiga tahap seperti terlihat pada tabel berikut :

Tahap	Tahun	Hasil yang didapatkan
1	1974-1975	o Pemakaian data hanya untuk single user o Belum mampu menggabungkan data dari beberapa tabel
2	1976-1977	o Pemakaian data sudah untuk multiuser o Sudah mampu menggabungkan data dari beberapa table
3	1978-1979	o Sistem ini sudah dipasang pada bermacam-macam computer IBM dalam bentuk implementasi maupun aplikasi.

Tabel 2.5 Perkembangan dari Proyek “Sistem R

Pada tahun 1980, SQL diadopsi dalam 2 standart yang berbeda yaitu standart ISO (International Standart Organization) dan ANSI (American National Institute). Dalam perkembangannya, standart ANSI-92 adalah standarisasi yang paling banyak dipakai dalam bahasa-bahasa pemrograman berbasis RDBMS.

2. Perintah-Perintah dalam MySQL

Perintah dalam lingkungan MySQL ada 2 macam :

a. Perintah untuk lingkungan MySQL sendiri

Perintah untuk lingkungan MySQL itu sendiri dapat diberikan dengan menggunakan perintah /h seperti yang ditampilkan pada saat pertama kali masuk kelingkungan MySQL.

Berikut ini tabel daftar perintah di lingkungan MySQL :

Nama Perintah	Pendek	Kegunaan
Help	\h	Menampilkan daftarperintah lingkungan MySQl
?	\?	Sinonim dari help
Clear	\c	Perintah menghapus (Clear Command)
Edit	\e	Melakukan pengeditan perintah-perintah SQL yang ada di dalam buffer, dengan menggunakan editor text default dari system.*)
Connect	\r	Menghubungkan kembali kepada database MySQL, dapat disertai dengan option db dan host
Exit	\q	Keluar dari MySQL
Go	\g	Mengirimkan perintah kepada MySQL
Ego	\G	Mengirimkan perintah kepada MySQL, menampilkan hasilnya secara vertical
Print	\p	Mencetak perintah saat ini
Quit	\q	Keluar dari MySQL
Rehash	\#	Membangun kembali hash
Status	\s	Menampilkan status server MySQL
Use	\U	Membuat/mengganti koneksi kepada database
Source	\.	Mengeksekusi perintah SQL dari dalam file.**)
Tee	\t	Mengarahkan keluaran untukk disimpan ke dalam file, selalu menambahkan hasilkepada file output.**)
notee	\T	Mencegah output supaya tidak ditulis ke dalam file.**)

Tabel 2.6 Daftar perintah MySQL

Keterangan :

*) Menunjukkan bahwa perintah ini hanya tersedia di lingkungan MySQL dengan sistem operasi *nik (Linux).

**) Perintah ini hanya ada pada MySQL di lingkungan Windows

b. Perintah untuk mengelola database

Pengelolaan database dapat dilakukan dengan menggunakan perintah-perintah SQL (Structured Query Language), bahasa yang khusus digunakan untuk akses database relasional.

Perintah SQL dikelompokkan menjadi:

1) DDL (Data Definition Language)

DDL bagian dari SQL yang digunakan untuk mendefinisikan data dan objek database. Perintah digunakan untuk mendefinisikan suatu objek, yaitu membuat, mngubah, menghapus dan memberi izin.

Beberapa perintah yang termasuk DDL, antara lain:

Perintah	Fungsi
Create table	Membuat tabel
Create index	Membuat index
Create view	Membuat view
Alter table	Mengubah dan menyisipkan ke dalam tabel
Dop table	Menghapus tabel
Drop index	Menghapus index
Drop view	Menghapus view
Grant	Memberi izin akses kepada user

Tabel 2.7 Perintah yang termasuk DDL

2) DML (Data Manipulation Language)

DML merupakan bagian dari SQL yang digunakan untuk manipulasi data. Perintah-perintah ini melakukan query dan perubahan yang dilakukan di dalam suatu tabel. Beberapa perintah yang termasuk DML, antara lain :

Perintah	Fungsi
Select	Digunakan untuk memilih data dari tabel atau view
Insert	Menyisipkan baris dari suatu tabel
Delete	Menghapus baris dari suatu tabel
Update	Mengubah isi kolom (field) suatu tabel
Commit	Menuliskan perubahan ke dalam disk
Rollback	Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah perintah commit yang terakhir

Tabel 2.8 Perintah yang termasuk DML

3) DCL (Data Control Language)

DCL terdiri atas sekelompok perintah SQL untuk memberikan hak otorisasi mengakses database, mengalokasikan space, dan pengauditan penggunaan database. Beberapa perintah ini merupakan perintah DBA (Database Administrator).

Perintah	Fungsi
Grant dan Revoke	Untuk melakukan pengelolaan pemakai yang dapat melakukan akses dan manipulasi database.
Commit dan Rollback	Merupakan kelengkapan fasilitas dalam pembuatan aplikasi yang memungkinkan suatu transaksi yang terjadi untuk dapat segera disimpan atau dibatalkan transaksinya.

Tabel 2.9 Perintah yang termasuk DCL

3. Tipe – Tipe Data Pada MySQL

Dalam MySQL kelompok tipe data digunakan untuk mendefinisikan tipe data dari suatu kolom kelompok data tersebut yang harus dinyatakan lebih rinci. Untuk itu harus jelas tipe data dari suatu kolom dan berapa besar space (tempat penyimpanannya).

Tipe data secara umum terdiri dari tiga kelompok diantaranya :

a. Nilai Numerik

Nilai numerik adalah atau data numerik adalah semua data yang berupa bilangan (angka) yang dapat dimanipulasi dengan menggunakan operasi matematika. Nilai numerik dibedakan menjadi: Integer dan Float.

Data numerik integer adalah bilangan yang tidak memiliki bagian pecahan (angka di belakang koma), sedangkan data numerik float adalah data numerik yang memiliki pecahan (desimal) di belakang tanda koma.

Tipe data numerik dalam MySQL , antara lain:

Nama tipe	Arti
Tinyint	Nilai integer yang sangat kecil
Smallint	Nilai integer yang kecil
Mediumint	Integer dengan nilai medium
Int	Integer dengan nilai standart
Bigint	Integer dengan nilai besar
Float	Bilangan desimal dengan single_precission
Double	Bilangan desimal dengan double-precission
Desimal	Bilangan float (desimal) yang dinyatakan sebgai string

Tabel 2.10 Tipe data numerik

b. Nilai String

Nilai string atau karakter adalah semua data berupa teks (huruf dan tanda baca) dan angka. Jika ada angka dalam suatu string maka angka tersebut tidak dapat dioperasikan secara matematis. Tipe data string dibedakan menjadi:

Nama tipe	Arti
Char	String karakter dengan panjang yang tetap
Varchar	String karakter dengan panjang yang tidak tetap (variable)
Tinyblob	Blob (binary Large Object) yang sangat kecil
Blob	Blob berukuran kecil
Mediumblob	Blob berukuran sedang
Longblob	Blob berukuran besar
Tinytext	String teks yang sangat kecil
Text	String text berukuran kecil
Mediumtext	String text berukuran medium (sedang)
Longtext	String text berukuran besar
Enum	Enumerasi, kolom dapat diisi dengan satu member enumerasi
Set	Himpunan, kolom dapat diisi dengan beberapa nilai anggota himpunan.

Table 2.11 Tipe data String

c. Nilai Tanggal dan Jam

Nilai tanggal dan jam atau date dan time dalam MySQL merupakan nilai data khusus yang digunakan untuk menyimpan data tanggal dan waktu. Data date adalah data tanggal seperti contoh berikut “2000-12-28” atau contoh time “05:30:00”. Spesifikasi tipe data tanggal dan jam:

Spesifikasi	Range
Date	“1000-01-01” sampai dengan “9999”-12-31”
Time	“-832:59:59” sampai dengan “832:59:59”
Datetime	“1000-01-01 00:00:00” sampai dengan “9999-12-31 23:59:59”
Timestamp [(M)]	19700101000000 suatu nilai tanggal pada tahun 2037
Year [(M)]	1901 sampai 2155

Spesifikasi	Jumlah Byte	Format
Date	3 byte (4 byte pada versi sebelum 3.22)	“0000-00-00”
Time	3 byte	“00:00:00”
Datetime	8 byte	“0000-00-00 00:00:00’
Timestamp [(M)]	4 byte	00000000000000
Year [(M)]	1 byte	0000

Tabel 2.12 Spesifikasi tipe data tanggal dan jam

MySQL dapat mengerti penggabungan data tanggal dan waktu sebagai satu kata yang disebut dengan date time, seperti contoh: “2000-12-28 05:30:00”

.

F. Tinjauan Tentang Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah bahasa Program yang berbeda dengan program basic yang telah dikenal pada umumnya. Pemograman Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemograman berbasis Microsoft Windows yang di desain secara khusus untuk dapat memanfaatkan fasilitas Microsoft Windows dengan optimal, karena Visual Basic 6.0 dapat memanfaatkan fasilitas Object Oriented Programmng (OOP) yang menyediakan objek-objek yang sangat berguna dan mudah dipahami dalam bahasa pemograman Visual Basic 6.0.

Pemograman ini juga di desain secra arsitektur terbuka, sehingga banyak sekali vendor yang menyediakan fasilitas tambahan untuk mempermudah programmer dalam membuat program aplikasi yang canggih dan mempunyai manfaat yang besar.

1. Sejarah Singkat Visual Basic 6.0

Berikut adalah poin-poin dalam sejarah perkembangan Visual Basic sebagai berikut :

a. Visual Basic pertama kali diperkenalkan tahun 1991, yaitu Pemograman Visual Basic untuk DOS dan untuk Windows.

b. Visual Basic 3.0 dirilis tahun 1993.

c. Visual Basic 4.0 dirilis pada akhir tahun 1995 (tambahan dukungan untuk aplikasi 32 bit).

d. Visual Basic 5.0 dirilis tahun 1996

e. Visual Basic terbaru adalah versi 6.0 yang dirilis pada tahun 1998

Microsoft umumnya membuat tiga edisi Visual Basic, yaitu :

a. Standar Edition merupakan produk dasar.

b. Profesional Edition berisi tambahan pada Microsoft Jet Data Access Engine (dtabase) dan pembuatan server dengan OLE (Object Language and Embedded) automation.

c. Enterprise Edition adalah edisi client-server.

2. Cara Menjalankan Visual Basic 6.0

a. Sorot dan kliklah Star, lalu sorot Program dilanjutkan dengan memilih Microsoft Visual Basic 6.0 kemudian klik.

b. Setelah itu akan tampil kotak dialog yaitu New Project. Kemudian klik Standar EXE. Lihat pada gambar berikut

Gambar 2.1. Menu Pilihan New Project

c. Maka akan tampil Integrated Development Integration (IDE)

3. Integrated Development Integration (IDE)

ToolBar

Integrated Development Integration (IDE) adalah bidang kerja tempat kita bekerja untuk menghasilkan program aplikasi. Pada IDE ini kita dapat menggunakan banyak tools yang dapat kita ambil dengan mudah. Layar ini merupakan lingkungan pengembangan aplikasi Visual Basic yang nantinya akan digunakan untuk membuat program-program aplikasi denga Visual Basic. Layar Visual Basic hampir sama dengan layar program-program aplikasi windows pada umumnya.

ToolBox

Gambar 2.2. Tampilan IDE Visual Basic 6.0

a. Menu Bar

Menu ini adalah menu utama yang menampilkan perintah-perintah yang terdapat pada visual basic. Pada menu bar ini terdapat file menu yang khas untuk software under windows seperti file, edit, program, dan seterusnya. Setiap title mempunyai item menu masing-masing yang dikelompokkan berdasarkan title menu yang ada, di atas menu bar.

b. ToolBar

Toolbar yaitu sekumpulan tombol yang berfungsi sebagai tombol cepat (Shortcut) untuk menjalankan perintah dan mengendalikan lingkungan pemrograman Visual Basic. Tombol-tombol ini merupakan perintah-perintah yang sering digunakan dan terdapat pula pada menu Visual Basic.

c. ToolBox

Toolbox merupakan kumpulan object yang digunakan untuk merancang sebuah output program. Karena masing-masing object mempunyai sifat yang khas, dan dengan sifat yang khas tersebut kita tinggal memberikan kontrolnya, sehingga menjadi suatu aplikasi program yang kita inginkan, maka object ini disebut dengan Control. kita bisa menambahkan control yang lain ke dalam toolbox jika diperlukan. Penambahan control ini dimungkinkan jika ada beberapa fungsi atau object yang diperlukan ternyata tidak ada dalam toolbox tersebut.

Tombol	Nama	Fungsi
	Pointer	Ini bukan kontrol, melainkan penunjuk kontrol sehingga kita bisa memindahkan letak atau mengubah ukuran kontrol yang pada form
	Picture Box	Untuk menampilkan gambar statis maupun gambar aktif dari sumber diluar dirinya
	Label	Kontrol yang kita bisa gunakan untuk menampilkan teks yang tidak bisa diubah oleh pemakai program.
	Text Box	Untuk membuat areal teks, dimana teksnya bisa diubah oleh pemkai
	Command Button	Untuk membuat sebuah tombol pelaksanaan perintah
	Drive List Box	Untuk menampilkan disk drive yang dimiliki komputer
	Image	Untuk menampilkan gambat bitmap, icon ataupun metafile pada form. Kontrol picture box menyediakan lebih banyak fasilitas dibidang kontrol ini.
	File List Box	Untuk menampilkan sebuah daftar filr
	Hscrolling Bar	Untuk penggulungan dengan jangka lebar dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi horizontal
	List Box	Digunakan untuk menampilkan daftar pilihan yang bisa digulung
	Timer	Untuk menghitung waktu event dalam intervel yang ditentukan
	Data	Menyediakan sarana akses data dalam suatu database
	Check Box	Untuk membuat kotak check yang mudah pemkaianya. Biasa digunkan untuk pemilihan dua keadaan (misalnya benar atau salah) dari banyak pilihan sekaligus
	Option Button	Untuk pemilihan dua keadaan dari banyak pilihan, namun hanya satu pilihan saja yang bisa diaktifkan pada suatu saat
	Shape	Untuk memasang kontrol yang mampu menghasilkan sarana agar pemakai bisa mengambar bentuk, seperti oval, lingkaran dan lain-lain.
	Combo Box	Untuk menghasilkan kontrol yang merupakan kombinasi dari list box dan text box, sehingga pemakai bisa memasukkan pilihan melalui daftar atau menuliskannya
	Line	Untuk mengambarkan garis
	Frame	Untuk mengelompokkan beberapa kontrol. Kontrol ini harus dipasang terlebih dahulu sebelum kontrol yang dilingkupinya
	OLE	Untuk menghasilkan proses link dan embed Obyek antar aplikasi

Gambar 2.3. Tampilan Tool Box

d. Form

Form adalah bahan pembuatan windows. Kita meletakkan control pada form. Control ini misalnya tombol check box, button, label dan sebagainya, pada form ini kita dapat membuat aplikasi yang kita inginkan.

Gambar 2.4. Tampilan Tool Box

e. Window Propesties

Windows Properties digunakan untuk mengatur properties sebuah object. Object yang ada ditampilkan pada daftar object, sedangkan window properties terbagi atas dua kolom, yaitu :

1) Kolom List Properties

2) Kolom Value Properties

GAmbar 2.5. Tampilan Tool Box

5 Window Project Explorer

Project Explorer berfungsi sebgai pengakses bagian-bagian pembentuk project, window ini juga digunakan untuk melihat struktur nama project yang kita buat, struktur yang ditampilkan adalah susunan form dan module serta class yang aktif digunakan pada saat project dibuat.

Gambar 2.6. Tampilan Tool Box

G. Tinjauan Umum Cristal Reports 8.5

1. Pengertian Crystal Report

Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev.

Menurut Hadi, (2003) ada beberapa kelebihan dari Crystal Reports ini adalah :

a. Dari segi pembuatan laporan, tidak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemrograman.

b. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian.

c. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format populer seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML dan sebagainya.

2. Cara menjalankan Crystal Reports

Menggabungkannya dengan Visual Basic 6.0 dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Untuk menambah sebuah laporan baru ke dalam project, klik menu Project dalam Visual Basic, dilanjutkan dengan mengklik Crystal Report dapat dilihat pada Gambar 2.7.

Gambar 2.7. Tampilan Crystal Report pada Visual Basic

b) Akan ditampilkan kotak dialog Crystal Reports Gallery yang berfungsi sebagai pilihan jenis laporan apa yang akan dibuat. Pada setiap pilihan jenis laporan, Anda akan dituntut oleh wizard ini dengan beberpa seri tab untuk menentukan dasar laporan. Untuk tutorial ini pilih Using the Report Expert dan tipe laporan Standart. Klik tombol OK untuk langkah selanjutnya dapat diliihat pada 2.8.

Gambar 2.8. Tampilan Gallery pada Crystal Report

c) Sebuah laporan memerlukakan sumber data yang berfungsi sebagai isi dari laporan itu sendiri. Crystal Reports dapat mengakses beberapa sumber data yang berbeda, diantaranya:

a. Data Environment yaitu sumber data yang didefinisikan dalam obyek Visual Basic.

b. Project yaitu sumber data dari obyek database (ADO, RDO, DAO, OLE DB, ODBC).

c. Other yaitu sumber data dari Crystal Reports yang berbentuk database driver yang ditampilkan dalam jendela data Explore.

d) Pada jendela Data Explorer pilih item find Database field kemudian klik tombol Add. Akan ditampilkan kotak dialog open untuk membuka file sumber data untuk laporan. Dalam tutorial ini kita akan menggunakan file database milik visual Basic.

e) Hasil pemilihan sumber data akan ditampilkan dalam frame tables. Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan dapat dilihat pada gambar 2.9.

Gambar 2.9. Tampilan Frame Tabel pada Crystal Report

Dalam tab Fields, anda diperbolehkan untuk memilih field apa saja yang akan ditampilkan dalam laporan. Untuk menambah field ke dalam laporan, klik field yang tersedian dalam area Available fields, kemudian klik tombol Add untuk memasukannya ke dalam fields to Display. Tab Group, Total, Top N, Chart, Select dan style digunakan untuk mengelompokkan data, membuat chart, dan memilih record yang akan ditampilkan, dapat dilihat pada gambar 2.10.

Gambar 2.10. Tampilan Tab Fields pada Crystal Report

f) Klik tombol Finish untuk melengkapi langkah-langkah pembuatan laporan, dapat dilihat pada gambar 2.11.

Gambar 2.11. Tampilan Crystal Report Expert

g) Melihat dan mencetak Laporan

Untuk melihat hasil laporan yang sudah kita buat, klik menu Run pada IDE Visual Basic dan pilih dan pilih submenu Start, dapat di lihat pada gambar 2.12.

Gambar 2.12. Tampilan Run pada IDE Visual Basic

3. Toolbox Crystal Report

Dapat dilihat pada gambar 2.13

Gambar 2.13. Tampilan Toolbox pada Crystal Report 8.5

Kontrol utama dalam jendela toolbox ditampilkan dalam tiga obyek kontrol yaitu :

a. Text digunakan untuk membuat label atau teks pada laporan

b. Line digunakan untuk membuat garis

c. Box digunakan untuk membuat kotak

4. Kontrol Crystal Reports Viewer

Form ini dibuatkan otomatis oleh Crystal Report ketika anda membuat sebuah laporan baru. Isi dari form ini hanya ada satu buah kontrol yang dinamakan Crystal Report Viewer (CRViewer) dan ditambah beberapa kode untuk menyesuaikan lingkungan kerja laporan, dapat dilihat pada gambar 2.14.

Gambar 2.14. Tampilan CR Viewer pada Crystal Report 8.5

BAB III

ANALISA SISTEM

3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisa sistem adalah suatu bentuk penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya, dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kelemahan dan hambatan yang menjadi kendala suatu sistem sehingga dapat dusulkan perbaikan-perbaikan dari kelemhan atau kekurangan sistem yang lama. Jogianto H.M (1999:129) Langkah Analisa dan Perancangan Sistem merupakan perkerjaan yang sangat menentukan sekali dalam mengetahui lebih lanjut mengenai sistem yang lama.

Langkah-langkah yang dilakukan sebelum merancang suatu sistem baru adalah menganalisa, mengamati, dan mempelajari sistem yang sedang berjalan untuk mengetahi kinerja sistem yang lama, sehingga dapat melakukan langkah-langkah untuk sistem yang baru akan dibentuk

Pada PT.POS analisa dilakukan terhadap sistem lama yaitu aliran sistem yang sedang berjalan, khususnya pada PO.BOX. Disini pekerjaan dalam pengolahan data masih dilakukan secara manual. PO.BOX yang telah disewa dicatat dalam sebuah buku Expedisi yang disebut Neraca Expedisi. Hal ini mengakibatkan sulitnya menemukan data-data sebelumnya apabila diperlukan saat itu juga.

Masalah lain yang sering terjadi yaitu terjadinya redudansi atau penggandaan nomor barcode surat PO.BOX pada saat dietntrikan, karena tidak terdapatnya database pada program aplikasi yang digunakan.

Adapun sistematika pelayanan PT.Pos dalam memberikan pelayanan jasa PO.BOX sebagai berikut :

1. Pelanggan / calon pengguna PO.BOX datang ke kantor Pos dengan membawa persyaratan foto copy KTP sebanyak 1 (satu) lembar.
2. Di bagian Antaran nasabah mengisi formulir untuk kontrak penyewaan Po.Box.
3. Formulir yang telah diisi diserahkan kembali kepada operator Po.Box dan mencatat secara manual sebagai data penerimaan permohonan Po.Box ke dalam buku ekspedisi.
4. Operator Po.Box mengalokasikan nomor Po.Box yang akan disewakan kepada pelanggan yakni dengan mencari nomor yang sudah ada serta memberikan nomor yang tidak digunakan oleh pelanggan lain.
5. Nomor tersebut akan dicatat kembali ke formulir permohonan dan akan mencatat ke dalam buku ekspedisi.
6. Setelah pelanggan mengetahui nomor yang akan disewa, pelanggan akan melakukan pembayaran sewa sesuai lama sewa nomor Po.Box tersebut ke Supervisor Keuangan.
7. Setelah menerima pembayaran sewa dari pelanggan, supervisor keuangan akan memberikan bukti penermaan Po.Box kepada pelanggan.
8. Operator Po.Box akan melanjutkan pekerjaannya dengan membuat laporan yang nantinya akan diserahkan ke supervisor keuangan.
9. Laporan yang diterima supervisor keuangan selanjutnya akan diserahkan kepada pimpinan untuk disetujui.
10. Laporan yang diterima oleh pimpinan akan dikembalikan lagi ke supervisor keuangan dan operator Po.Box untuk diarsipkan.

Adapun bentuk aliran sistem yang sedang berjalan adalah seperti berikut ini :

Gambar 3.1. Aliran Sistem yang Sedang Berjalan

3.1 Analisis Sistem Yang Diusulkan

Melihat kondisi dan kenerja sistem yang sedang berjalan dan kendala-kendala yang ada, maka penulis melakukan perubahan Aliran Sistem yang sedang berjalan, serta melakukan penambahan atau perbaikan terhadap kebutuhan user yang belum terpenuhi yaitu pada bagian Operator PO.BOX dan Supervisor Keuangan yang mengelola data PO.BOX tersebut.

Dalam aliran sistem informasi yang diusulkan ini perubahan mendasar terjadi pada bagian loket dan bagian keuangan dimana pengolahan data pada aliran sistem informasi yang diusulkan ini sudah bersifat komputerisasi dalam pengolahan datanya dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic.

Efektifitas dan efisien penggunaan komputer dalam pengolahan data PO.BOX memberikan beberapa keuntungan antara lain:

1. Kecepatan dan ketepatan waktu dalam penyampaian informasi.
2. Menghasilkan efisien waktu dan tenaga.
3. Peralatan yang digunakan untuk pengolahan data tidak membutuhkan tempat yang luas.
4. Informasi yang didapat lebih cepat.

Adapun perubahan yang akan dihasilkan sistem sebagai berikut :

1. Pengolahan data pada bagian Operator PO.BOX dalam penerimaan dan pencatatan data permohonan penyewaan PO.BOX
2. Pengolahan data pada bagian Keuangan dan pembayaran PO.BOX oleh pelanggan
3. Laporan Penyewaan PO.BOX pada Supervisor Keuangan dan Pimpinan

Perubahan ini bertujuan untuk memudahkan bagian operator PO.BOX dan supervisor keuangan baik dari segi pekerjaan maupun dari segi waktu dalam pengolahan data ini.

Adapun bentuk aliran sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar 3.2. Aliran Sistem yang diusulkan

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM

A. Desain Secara Global

Rancangan sistem ini merupakan gambaran global dari sistem yang akan kita rancang. Melalui rancangan global ini dapat dibuat struktur program secara sistematis dan dapat juga menggambarkan hubungan antara sub sistem dengan sub sistem lainnya. Pada rancangan global ini terdapat sebuah file yang sangat penting dan menjadikan file utama dalam sebuah program. Dimana untuk dapat menghubungkan antara satu file dengan file lainnya digunakan satu atribut unik yang menjadi field kunci penghubungnya, sebagai field kunci yang akan kita gunakan harus bersifat unik agar tidak terjadi inkonsistensi data. Dengan demikian semua file yang terdapat dalam program tersebut mempunyai relasi (keterkaitan data) antara file dengan file yang lain.

Ada beberapa alat untuk menggambarkan rancangan global dari sebuah sitem yang akan dibangun yaitu : Entity Relational Diagram (ERD), Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), dan bentuk Struktur Program

1. Diagram Context (Diagram Konteks)

Diagram kontek adalah sebuah bagan yang secara global menggambarkan aliran data dari dan ke dalam sistem informasi yang saling berinteraksi, diagram kontek juga menunjukkan hubungan dan batasan antara sistem informasi dengan entity eksternal. Context diagram juga menggambarkan secara jelas mengenai ruang lingkup dari sistem yang dikembangkan dan menggambarkan hubungan antar elemen yang membentuk suatu kesatuan. Berikut adalah diagram context yang dilaksanakan oleh PT. Pos Indonesia dalam pengolahan data PO.BOX

Gambar 4.1. Context Diagram

2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan gambaran aliran data dan proses-proses yang ada pada sistem. Gambar Data Flow Diagram pada Pengolahan Data Po.Box PT. Pos Indonesia Cabang Padang adalah sebagai berikut.

Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level 1

Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 2

3. Entity Relation Diagram (ER-D)

Pada Entity Relational Diagram ini akan nampak hubungan antara file. File dihubungkan antara satu file dengan file lainnya menggunakan kunci relasi, yang merupakan kunci utama dari masing-masing file. Model ERD adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Relasi dari file ini sebagai berikut :

Gambar 4.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

4. Struktur Menu

Gambar 4.5. Gambar Struktur Program

B. Desain Secara Terinci

Rancangan terinci di dapat dari rancangan global yang telah dirancang sebelumnya. Pada rancangan terinci ini akan dijelaskan bagaimana hasil output yang dihasilkan, guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem informasi serta input-input apa saja yang diperlukan dan bentuk-bentuk rancangan filenya.

Dalam merancang suatu sistem perlu diketahui hal-hal yang akan menunjang sistem, agar dapat mempermudah pengolahan data nantinya. Pengolahan data ini diharapkan dapat mempermudah dalam hal penyajian, pelayanan dan pembuatan berbagai laporan data yang dibutuhkan.

1. Desain Output

Output pada sistem komputer merupakan tampilan pada layar monitor dan dicetak pada kertas. Desain output ini merupakan salah satu faktor utama yang sangat mempengaruhi informasi yang dihasilkan sebuah program, dari output program yang dirancang menghasilkan informasi yang diperlukan oleh sipemakai. Output yang dihasilkan disini merupakan informasi data terhadap serangkaian proses data yang dilakukan atau diolah oleh sistem komputer. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain :

a) Bentuk output/informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan format yang diinginkan oleh sipemakai.

b) Semua informasi data yang dibutuhkan pemakai harus tercakup dalam output yang dihasilkan.

c) Susunan informasi pada output sebaiknya digambarkan pada kertas sesuai dengan disain layout dari pada output tersebut.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat bentuk rancangan output dari sistem pengolahan data PO.BOX pada PT. Pos Indonesia Cabang Padang sebagai berikut :

1. Desain Output Laporan Data Pelanggan

PT. POS INDONESIA (Persero) Cabang Padang Jln. Bagindo Aziz Chan No.7 Sumatera Barat No : xxx/xxxx/xxxx Laporan Data Pelanggan 9/99/9999 No. Urut Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon Kota 99 X(15) X(25) X(25) 9(13) X(25) Padang, 99 X(10) 9999 Mengetahui : Pimpinan Spv. Keuangan Spv. Antaran X(25) X(25) X(25) ( ) ( ) ( ) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9)

2. Desain Output Laporan Data Po.Box

PT. POS INDONESIA (Persero) Cabang Padang Jln. Bagindo Aziz Chan No.7 Sumatera Barat No : xxx/xxxx/xxxx Laporan Data Po.Box 9/99/9999 No. Urut Kode jenis Nomor Po.Box Biaya Keterangan 99 X(15) X(25) X(25) 9(13) Padang, 99 X(10) 9999 Mengetahui : Pimpinan Spv. Keuangan Spv. Antaran X(25) X(25) X(25) ( ) ( ) ( ) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9)

3. Desain Output Laporan Per Transaksi

PT. POS INDONESIA (Persero) Cabang Padang Jln. Bagindo Aziz Chan No.7 Sumatera Barat No : xxx/xxxx/xxxx Laporan Per Transaksi 9/99/9999 Kode Transaksi : X(5) Nomor Po.Box : X(4) Tanggal Transaksi : X(10) Jenis Po.Box : X(5) No. Urut Kode Pelanggan Nama Pelanggan Kota Biaya Total 99 X(15) X(25) X(25) 9(10) 9(10) Total Seluruhnya : Rp 9(10) Padang, 99 X(10) 9999 Mengetahui : Pimpinan Spv. Keuangan Spv. Antaran X(25) X(25) X(25) ( ) ( ) ( ) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9)

4. Desain Output Laporan Per Bulan

PT. POS INDONESIA (Persero) Cabang Padang Jln. Bagindo Aziz Chan No.7 Sumatera Barat No : xxx/xxxx/xxxx Laporan Per Bulan Bulan : 9(99) Tahun : 9999 No. Urut Kode Transaksi Tanggal Transaksi Kode Pelanggan Nama Pelanggan No. Po.Box 99 X(5) X(99) X(15) X(25) X(4) Kode Jenis Keterangan Total X(5) X(25) 9(10) Grand Total : Rp 9(10) Padang, 99 X(10) 9999 Mengetahui : Pimpinan Spv. Keuangan Spv. Antaran X(25) X(25) X(25) ( ) ( ) ( ) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9)

5. Desain Output Bukti Penerimaan Po.Box

PT. POS INDONESIA (Persero) Cabang Padang Jln. Bagindo Aziz Chan No.7 Sumatera Barat BUKTI PENERIMAAN PO.BOX No Bukti : 99 Kode Transaksi : X(5) Tanggal Transaksi : 99 X(10) 9999 Diterima Uang dari Bapak/Ibu/Sdr/I : X(25) Sebesar : 9(10) Untuk Pembayaran : X(25) Padang, 99 X(10) 9999 Spv. Keuangan X(25) ( ) Nippos : 9(9)

6. Desian Output Perpanjangan Sewa

PT. POS INDONESIA (Persero) Cabang Padang Jln. Bagindo Aziz Chan No.7 Sumatera Barat No : xxx/xxxx/xxxx Laporan Perpanjangan Sewa No. Urut Kode Transaksi Tanggal Transaksi Kode Pelanggan No. Po.Box Tgl Jatuh Tempo Total 99 X(5) X(99) X(15) X(4) X(25) 9(10) Total Seluruhnya : Rp 9(10) Padang, 99 X(10) 9999 Mengetahui : Pimpinan Spv. Keuangan Spv. Antaran X(25) X(25) X(25) ( ) ( ) ( ) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9) Nippos : 9(9)

2. Desain Input

Desain input merupakan unit masukan dari sistem informasi dalam menghasilkan laporan-laporan yang diinginkan. Tanpa adanya unit input (masukan) maka laporan-laporan yang diinginkan tidak akan dicapai.

1. From Login Po.Box

2. Input Data Pelanggan

3. Input Data PO.BOX

4. Desain Proses Transaksi

5. Desain Input Jenis

6. Desai Input Bukti Penerimaan Po.Box

7. Desain Input Perpanjangan Sewa

3. Desain File

File merupakan kumpulan data atau record-record yang dibentuk oleh beberapa field. Dalam membuat rancangan file database berguna untuk membangun rancangan input dan rancangan output yang terdapat dalam program yang dirancang. Sedangkan data-data tersebut dikumpulkan dalam suatu database dengan nama POBOX.mdb.

a. File Pelanggan

Name File : Nasabah

Database Name : POBOX.Mdb

Primary key : kdnasabah *

No	Field Name	Type	Length	Description
1	Kdnasabah	Varchar*	15	Kode/Identitas Pelanggan
2	Nama	Varchar	25	Nama Pelanggan
3	Alamat	Varchar	25	Alamat Pelanggan
4	Telp	Varchar	13	No Telepon Pelanggan
5	Kota	Varchar	25	Kota Asal Pelanggan
6	Keterangan	Varchar	25	Ket.Penggunaan Po.Box

b. File PO.BOX

Name File : Box

Database Name : POBOX.Mdb

Primary Key : Nomor *

Foreign key : Kd_jenis**

No	Field Name	Type	Length	Description
1	Nomor	Varchar*	4	Nomor Po.Box yang disewa
2	Kd_jenis	Varchar**	5	Kode Po.Box yang dipakai

c. File Transaksi

Name File : Transaksi

Database Name : POBOX.Mdb

Primary Key : Kdtransaksi*

Foreign Key : Kdnasabah**, nomor**

No		Field Name		Type		Length		Description
1		Kdtransaksi		Varchar*		5		Kode Transaksi Po.Box
2		Tgltransaksi		Date		8		Tanggal Melakukan transaksi
3		Kdnasabah		Varchar**		15		Kode/Identitas Pelanggan
4		Nomor		Varchar**		4		Nomor Po.Box yang di sewa
5		Tglmulai		Date		4		Tanggal Mulai Penyewaan
6		Tglakhir		Date		4		Tanggal Akhir Penyewaan
	7		Total		Double				Nama Nasabah/Pelanggan

d. File Jenis

Name File : Jenis

Database Name : POBOX.Mdb

Primary Key : Kd_jenis*

No	Field Name	Type	Length	Description
1	Kd_jenis	Varchar*	5	Kode/Jenis POBOX
2	Biaya	Double		Biaya POBOX/jenis
3	Keterangan	Varchar	25	Jenis POBOX

e. File Jenis

Name File : Panjang

Database Name : POBOX.Mdb

No	Field Name	Type	Length	Description
1	Kdtransaksi	Varchar	5	Kode Transaksi PoBox
2	Perpanjangan_ke	Varchar	2	Perpanjangan Ke-
3	Sampai	Double		Perpanjangan sewa (tahun)
4	Biaya	Double		Biaya Perpanjangan

* Primary Key pada tabel

** Foreign Key Pada Tabel

4. Desain File

BAB V

IMPLEMENTASI DAN HASIL SISTEM

A. Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem yaitu tahap setelah melakukan pengujian yang benar sampai memasuki kebutuhan user, sehingga sistem dapat digunakan secara optimal. Implementasi digunakan untuk memudahkan dalam pengentrian data sampai pada penyajian informasi sesuai dengan prosedur yang telah direncanakan. Sistem ini telah dianalisis dan didesain secara rinci dan didukung dengan teknologi yaitu dengan memakai Visual Basic 6.0. Dalam pembuatan laporan, penulis menggunakan Crystal Report 8.5 sebagai software pendukung untuk menghasilkan informasi.

1. Kebutuha Perangkat Keran dan Perangkat Lunak

a. Kebutuhan Perangkat Keras

Dalam kebutuhan prosesor intel pentium III 800 Ghz dengan memory 256 MB, hardisk 40 GB, DVD Combo, Mouse optik dan printer HP Deskjet.

b. Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk kebutuhan perangkat lunak yaitu menggunakan sistem operasi windows XP dengan Style Vista For XP Fedora Transformation Pack 1.0. Untuk program aplikasi menggunakan Visual Basic 6.0 dengan databases MySQL serta Cristal Report 8.5 untuk pembuatan laporan.

2. Kebutuhan Tenaga Pelaksana

Kebutuhan untuk tenaga pelaksana untuk sistem pengolahan data Po.Box pada PT.Pos ini, seorang operator Po.Box yang bertugas mengelola bagian penyewaan Po.Box baik itu berupa Instansi atau pun perorangan atau personal.

3. Pengujian Program

Menurut Jogiyanto, (1999:583), sebelum program diterapkan, maka program terlebih dahulu harus bebas dari kesalahan yang mungkin saja dapat terjadi. Program ini dites untuk tiap form dan dilanjutkan dengan pengujian semua form yang telah dirangkai. Kesalahan yang mungkin terjadi, dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk, yaitu sebagai berikut :

a. Kesalahan bahasa yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax errors), adalah kesalahan dalam penulisan program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan.

b. Kesalahan waktu proses (run time errors), kesalahan yang terjadi sewaktu program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena ada kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan.

c. Kesalahan logika (Logical Errors) yaitu kesalahan dari logika program yang dibuat.

B. Hasil Implementasi Sistem

Dari beberapa kegiatan implementasi sistem, maka dapat dilihat hasil dari sistem yaitu Menu Utama merupakan tampilan pertamadari hasil program aplikasi Analisa Sistem Informasi Data PO.BOX pada PT. Pos Indonesia Padang.

1. Menu Login User

Digunakan sebagai login untuk user yang berhak meggunakan program aplikasi tersebut. Hal ini sebagai keamanan data pada program aplikasi tersebut. Gambar login user Po.Box pada PT. Pos dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 5.1. Login User

2. Menu Utama

Merupakan tampilan dasar dari suatu program aplikasi yang digunakan, pada menu ini berisi sub menu program aplikasi terdiri dari form input, proses dan output.

Gambar 5.2. Menu Utama

3. Form Entry Data Pelanggan

Form ini digunakan untuk menginputkan data pelanggan yang melakukan kontrak Po.Box pada PT.Pos. Bentuk form entry pelanggan ini adalah sebagai berikut :

Gambar 5.3. Entry Data Pelanggan

4. Form Entry Data Jenis

Pada form ini data yang di input kan jenis Po.Box serta besar biaya yang dibebankan kepada pelanggan karena biaya sewa Po.Box diambil berdasarkan jenis Po.Box yang digunakan. Berikut ini adalah gambar form jenis Po.Box.

Gambar 5.4. Entry Data Jenis Po.Box

5. Form Entry Data PO.BOX

Gambar 5.5. Entry Data Po.Box

6. Proses Transaksi

Gambar 5.6. Form Entry Transaksi

7. Form Perpanjangan sewa Po.Box

Form ini data yang diinputkan hanya data pelanggan yang ingin memperpanjang sewa Po.Box agar tetap bisa menggunakan nomor Po.Box yang sama pada tahun berkutnya.

Gambar 5.7. Form Entry Perpanjangan Sewa Po.Box

8. Cetak Data Pelanggan Po.Box

Gambar 5.8. Form Cetak Pelanggan

9. Laporan Data Pelanggan Po.Box PT.Pos Indonesia

Gambar 5.9. Laporan Data Pelanggan

10. Cetak Data Po.Box

Gambar 5.10. Form Cetak Data PO.BOX

11. Laporan Data Po.Box pada PT. Pos Indonesia

Gambar 5.11. Laporan Data PO.BOX

12. Cetak Per Transaksi

Gambar 5.12. Form Cetak Per Transaksi

13. Laporan Per Transaksi

Gambar 5.13. Laporan Per Transaksi

14. Cetak Transaksi Per Bulan

Gambar 5.14. Form Cetak Per Bulan

15. Laporan Transaksi Per Bulan

Gambar 5.15. Laporan Per Bulan

16. Cetak Perpanjangan sewa Po.Box

Gambar 5.16. Form Perpanjangan sewa

17. Laporan Perpanjangan sewa Po.Box

Gambar 5.17. Laporan Perpanjangan sewa

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Saat dilakukan penelitian telah dikumpulkan semua informasi yang akan digunakan sebagai dasar untuk menemukan kelemahan-kelemahan yang ada pada Analisa Sistem Informasi Data Po.Box pada PT.Pos Indonesia Cabang Padang, maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Sistem yang selama ini diterapkan pada Kantor Pos Padang dalam pembuatan laporan Po.Box masih dilakukan secara maunual, sehingga sering terjadi penumpukan data, akibatnya terjadi keterlambatan dalam penerimaan data.
2. Sistem yang dipakai sekarang, yang menggunakan Microsoft excel dan pencatatan dengan buku besar Expedisi sebagai pengolahan data Po.Box masih kurang memenuhi kebutuhan dalam hal laporan.
3. Dalam hal pengecekan data-data Po.Box jika diperlukan saat itu juga masih memerlukan waktu yang lama karena dilakukan secara manual yakni dengan memeriksa buku Expedisi dari tahun-tahun sebelumnya.
4. Pembuatan program aplikasi dimaksudkan untuk mengatasi masalah yang terjadi pada pengolahan data Po.Box khususnya dalam pembuatan laporan. Sistem baru yang penulis rancang ini menggunakan program aplikasi dengan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan MySQL sebagai databasesnya. Sedangkan dalam pembuatan laporan penulis menggunakan Cristal Report 8.5 sehingga dapat digunakan untuk pengolahan data Po.Box pada PT. Pos Indonesia Cabang Padang.
5. Sistem baru yang dikembangkan dapat menghindari kesulitan dalam pencarian atau pegecekan data Po.Box apabila diperlukan saat itu juga sehingga tidak memerlukan waktu yang lama..

B. Saran

Untuk meningkatkan mutu pelayanan Pengolahan Data Po.Box pada PT.Pos Indonesia Cabang Padang, maka dapat disarankan beberapa hal yang kiranya dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tersebut, diantaranya :

1. Penggantian sistem lama dengan sitem baru memerlukan penyesuaian. Pada saat penggantian sistem tidak dapat dilakukan secara keseluruhan tetapi secara bertahap
2. Untuk penoperasian komputer sebaiknya dilakukan oleh orang yang mengerti akan komputer dalam mengoperasikan Program Aplikasi sehingga selain tidak adanya hambatan atau kesalahan dalam pengoperasian Po.Box juga untuk mempercepat proses kerja dalam memakai sistem komputer, agar tidak ada lagi penumpukan dan pencarian data yang agak lama.
3. Sistem yang di usulkan ini hendaknya dapat digunakan untuk menghasilkan kebutuhan akan informasi yang lebih efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Hadi, Rahadian (2003), Membuat Laporan dengan Cristal Report 8.5 dan Visual Basic 6.0, Bandung

Kuniadi, Adi (2000), Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0, Jakarta

Jogianto, H. M, (1999), Analisa dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset : Jakarta.

Jogianto, H. M, (1993), Analisa dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset : Jakarta.

Kristianto, Harianto, (1993), Konsep-konsep Perancangan Database, Jogyakarta, Andi Offset.

Frederik dan winarto, B, (1980), Sistem Databases, Jakarta, cedemos

(1997).Petunjuk Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Layanan. PT. Pos Indonesia (Persero) :Bandung

(1989). Pelayanan Surat Pos. Penerbit Puskiklat Porum Pos dan giro : Bandung.